Animer et conduire des réunions efficaces

Contenu pédagogique

JOUR 1 – Développer une méthode

1. Définir son rôle et les qualités de l’animateur de réunion

• Veiller à l'implication des participants
• Faciliter les échanges et la production d'idées
• S'appuyer sur les spécificités de la dynamique des groupes
• Favoriser la créativité en utilisant les techniques appropriées
• Avoir un esprit positif et un langage positif

2. Préparer avec méthode sa réunion

• Identifier le type de réunion à animer : information, négociation, consultation, décision, suivi de projet…
• Préparer :
  → Choisir son plan : chronologique, dialectique…
  → Préparer les documents
  → Établir l’ordre du jour, définir la durée
  → Préparation matérielle : salle, ordre du jour, convocation…

3. Piloter la réunion

• Introduire la réunion : objectif, contexte et ordre du jour, mode de fonctionnement des participants
• Traiter les situations non prévues
• Gérer le temps de parole et maintenir le fil conducteur
• Maintenir la cohésion et l'implication de l'équipe
• Gérer le stress, gérer le temps
• Faire la synthèse orale de chaque étape de la réunion

4. Plan d’actions- séance 1

• Engagements des participants sur des objectifs de mise en œuvre de leurs prochaines réunions

JOUR 2 – Animer un groupe

1. Retours d’expériences des participants :

• Débriefing et analyse des points forts/axes amélioration de la pratique de chacun

2. Animer un groupe : 

Identifier les phénomènes de groupe

• Repérer les rôles « joués » par les participants :
  → « le râleur », le « M. Je sais Tout », « le timide »…
• Gérer l’aspect émotionnel et apprendre à repérer les émotions « nocives »
• Cerner rapidement les réactions, les analyser
• Utiliser la parole pour désamorcer le mal-être
• Savoir démarrer et maîtriser les interactions
• Savoir dynamiser et/ou recadrer

Favoriser les échanges

• Poser les bonnes questions au bon moment
• Savoir être en écoute active : les fondamentaux de l’écoute active (empathie, reformulation, feed back)
• Rechercher les compromis pour éviter les blocages

Diversifier les méthodes d’animation  

• Brainstorming et stratégie créative
• Groupe de résolution de problème

3. Suivre la réunion

• Synthétiser : rechercher les points clefs
• Diffuser le compte-rendu et suivre les actions