Animer des réunions efficaces à l’aide d’outils d’Intelligence Collective

Contenu de la séance

JOURNÉE 1

5) INCLUSION
6) COMPRENDRE CE QU’EST L’INTELLIGENCE COLLECTIVE
Introduction
- Ses bénéfices, ses effets sur les participants, au sein de l’entreprise et/ou d’un groupe
- Son utilité : stratégique, motivationnelle, de cohésion
• Brainstorming et stratégie créative
• Résolution de problème
• Émergence d’actions opérationnelles pour un plan d’actions concret et stratégique
- Ses principes clés : inclusion, cercle, tour de parole
- Revue de quelques outils phares et leurs objectifs :
• Forum Ouvert, World Café, Pro-action café, co-développement professionnel, Parrallax’
Formuler les facteurs de succès en Intelligence Collective
Objectif : Goûter un outil d’IC pour intégrer la réussite dans ses projets : Visualisation et futurisation
- L’intégrer dans son propre fonctionnement
TRAVAIL INTERSESSION : Expérimenter une animation en Intelligence Collective sur une question interne au service ou à l’équipe

JOURNÉE 2

1) INCLUSION
2) EXPÉRIMENTER LES PRINCIPES D’INTELLIGENCE COLLECTIVE (SOLLICITER TOUTES LES RESSOURCES DES PARTICIPANTS)
- Poser un cadre sécurisant et confidentiel : les règles de vie du groupe et de la réunion
→ Pourquoi ? Comment ? Qui ?
- Créer « la synergie » et l’implication des participants : inclusion
→ Pourquoi ? Comment ? Qui ?

3) EXPERIMENTER LES PRINCIPES D’INTELLIGENCE COLLECTIVE (SOLLICITER TOUTES LES RESSOURCES DES PARTICIPANTS)
- Expérimentation des outils clés
• Expérimenter le tour de parole, la facilitation de la créativité, la dynamisation et l’implication des participants, les différents rôles (hôte, rapporteur, maître du temps, animateur, maître du cadre et de la bienveillance, mémoire du groupe, attrapeur de pépites etc…)
Travail intersession :
• Préparer et animer une première réunion

JOURNÉE 3

1) INCLUSION
2) DEBRIEFING DU TRAVAIL INTERSESSION
RETOURS D’EXPÉRIENCES – DÉBRIEFING ET ANALYSE DES SITUATIONS, DES VÉCUS, DES ANIMATION
3) DÉVELOPPER UNE MÉTHODE D’ANIMATION
PRÉPARER SA RÉUNION
- COMPRENDRE ET SAVOIR PRENDRE SA PLACE D’ANIMATEUR – FACILITANT
- PRÉPARER :
• Le déroulé :
Réfléchir au choix des outils, animations, méthodes en fonction des objectifs et des enjeux
Réfléchir à la chronologie et durées des animations
Réfléchir aux acteurs clés qui prépareront / interviendront dans la réunion
Construire une question générative (base d’animation)
• Les documents, les ressources
• La logistique matérielle : préparation de salle et du matériel
Contenu pédagogique
Piloter la réunion
- Introduire la réunion : objectif, poser le contexte et l’ordre du jour, déroulé de la réunion
- Traiter les situations non prévues
- Gérer le temps
- Synthèses orales par étapes ou en fin de réunion (pré-clôture)
- Clôturer la réunion par des engagements et le renforcement positif : participants / animateur / hôte
GÉRER UNE DYNAMIQUE DE GROUPE
- Gérer l’aspect émotionnel
• Quelques clés sur l’Intelligence Émotionnelle
• Cerner rapidement les réactions, repérer les émotions « nocives », les analyser et les intégrer en tant que ressources pour le groupe
• Utiliser la parole pour désamorcer le mal-être
- Recadrer les participants / le groupe pour conserver l’esprit positif
- Savoir être en écoute active : les fondamentaux de l’écoute active (empathie, reformulation, feed back)

Atelier de suivi de n°1 (3h) : Post-réunion
- Temps d’échanges / retours d’expériences / analyses de la mise en pratique + améliorations
- Programme en fonction des besoins
- Apports à partir des productions des réunions
• Comment dépouiller, exploiter et formaliser les productions ?
• Communiquer la suite aux participants des réunions

Travail intersession :
Préparer et animer une réunion auprès d’un groupe / un service à enjeu (ex : CoDir)
→ Un entretien téléphonique quelques jours avant pour analyser les besoins et construire l’atelier

Atelier n°2 (3h) : Prendre sur sa pratique et continuer son auto-formation
- Temps d’échanges / retours d’expériences / analyses de la mise en pratique + améliorations
- Programme en fonction des besoins
- Synthèse de la formation et poursuite des axes de travail
→ Un entretien téléphonique 3 à 4 mois après pour faire le point des acquis et de l’avancée